Device as a service: jämförelse med köp och leasing

Den här sidan är en device as a service-jämförelse för dig som ska välja mellan att köpa, leasa eller hyra företagets datorer som tjänst. Den ingår i guiden till Intune och enhetshantering, och den är skriven av någon som själv säljer datorer som tjänst. Väg in det, och räkna själv.

Det som sällan sägs i en offert är att modellerna mest skiljer sig i vem som gör jobbet och vem som bär risken, inte i själva datorn. Samma dator kan vara ett bra köp, en rimlig leasing och en dyr tjänst, beroende på vad du redan har och hur länge du tänker använda den.

Vad ingår i datorer som tjänst?

Datorer som tjänst är en dator plus ett paket av tjänster, betalt med en månadsavgift under en fast avtalstid. Vad som ingår varierar mellan leverantörer, men ett typiskt upplägg innehåller:

• Datorn, ofta med förlängd garanti under hela avtalstiden.
• Installation och leverans, till exempel att datorn är registrerad i Windows Autopilot så att den är färdig när användaren loggar in första gången.
• Hantering, alltså att datorn skrivs in i Intune och hålls uppdaterad och skyddad.
• Support och byte när något går sönder.
• Återtag vid avtalets slut, med radering av data och återbruk eller återvinning.

Den viktiga frågan är vad som faktiskt ingår i just ditt avtal. "Support" kan betyda allt från en telefonlinje till att någon kommer ut och byter datorn samma dag. Be om en lista över vad som ingår och vad som kostar extra, i klartext och inte i en bilaga.

Köp, leasing eller tjänst?

Skillnaden mellan modellerna handlar om vem som äger datorn, vem som betalar när, och vem som gör jobbet runt den. Tabellen visar principerna. Villkoren i det enskilda avtalet går alltid före.

	Köp	Leasing	Datorer som tjänst
Vem äger datorn	Företaget	Finansbolaget eller leverantören	Leverantören eller ett finansbolag
Betalning	Allt vid köpet	Månadsavgift under avtalstiden	Månadsavgift under avtalstiden
Tjänster som ingår	Inga, du köper det du behöver	Oftast bara finansieringen	Installation, hantering, support och återtag, enligt avtal
Bindningstid	Ingen	Fast avtalstid	Fast avtalstid
Vid avtalets slut	Du bestämmer själv	Lämna tillbaka, förläng eller köp loss	Lämna tillbaka och få nya, eller förläng
Risk för skick och restvärde	Din	Ofta din, via villkor för återlämning	Ofta din, via villkor för återlämning
Passar när	Du har pengar och någon som sköter datorerna	Du vill sprida kostnaden men sköter datorerna själv	Du vill ha fast kostnad och slippa arbetet

Vill du leasa dator till företaget är det bra att känna till att leasing finns i två former. Vid finansiell leasing tar du i praktiken över de ekonomiska riskerna och fördelarna med att äga datorn, det liknar ett köp på avbetalning. Vid operationell leasing hyr du. Enligt K3 får juridiska personer redovisa alla leasingavtal som operationell leasing, men i en koncernredovisning ska de redovisas efter vad de ekonomiskt innebär. Låt din redovisningskonsult avgöra hur just ditt avtal ska bokföras.

Vad kostar de olika modellerna över tid?

Det går inte att säga vilken modell som är billigast utan att räkna på ditt fall, och ingen seriös jämförelse gör det med en färdig siffra. Här är vad som styr kostnaden.

Vid köp betalar du inköpspriset och sedan allt arbete runt datorn: installation, uppdateringar, support, lagning och till sist radering och avyttring. Köper du en dator för ett pris under ett halvt prisbasbelopp exklusive moms, eller med en ekonomisk livslängd på högst tre år, kan den enligt Skatteverket dras av direkt samma år. Datorn och skärm, tangentbord och mus som hör ihop räknas då som en enhet. [VERIFIERA MOT KÄLLA: gäller aktiebolag på samma sätt, stäm av med redovisningskonsult]

Vid leasing betalar du datorns pris utspritt över avtalstiden plus finansieringskostnaden. Arbetet runt datorn är detsamma som vid köp, det ingår inte.

Vid datorer som tjänst betalar du för datorn, finansieringen och tjänsterna i samma avgift. Då ska du jämföra med vad samma tjänster kostar dig i dag, antingen i arbetstid internt eller hos en IT-partner.

Tre saker avgör jämförelsen mer än månadsavgiften:

1. Hur länge du använder datorerna. En bra dator håller ofta längre än en typisk avtalstid. Den som köper och använder datorn länge sprider inköpet över fler år, i en tjänst byts datorn när avtalet tar slut, oavsett om den fungerar.
2. Vad tjänsterna ersätter. Om du redan betalar en IT-partner för support och hantering betalar du dem två gånger om tjänsten innehåller samma sak.
3. Villkoren vid avtalets slut. Avgifter för skador, saknade laddare och förlängning kan äta upp skillnaden.

Här är det ärliga svaret. För ett företag som har pengarna, använder datorerna länge och har någon som sköter dem är köp oftast billigast räknat över datorns livslängd. Datorer som tjänst vinner inte på pris, den vinner på förutsägbarhet och på att arbetet blir någon annans ansvar.

Vilka risker och fallgropar finns?

De flesta problem med leasing och datorer som tjänst står i avtalet redan från början, de upptäcks bara för sent. Läs särskilt:

• Bindningstid och uppsägning. Vad kostar det att avsluta i förtid, och kan du minska antalet datorer om företaget krymper? Ofta går det bara att öka.
• Automatisk förlängning. Vad händer om ingen säger upp avtalet i tid? En förlängning med samma månadsavgift för en dator som redan är betald är en dyr tystnad.
• Restvärde och villkor för återlämning. Vad räknas som normalt slitage, vem bedömer skicket och vad kostar en repa, en trasig skärm eller en saknad laddare? Be om prislistan innan du skriver under.
• Vad tjänsten innehåller. Vilka svarstider gäller vid fel, ingår tappade datorer och vätskeskador, och vem gör vad?
• Radering av data. Hur raderas datorerna vid återlämning, och får du ett intyg? Det är ditt ansvar enligt GDPR att personuppgifterna faktiskt försvinner.

Ett påhittat men typiskt exempel: säg att du driver en redovisningsbyrå med 20 anställda. Avtalet löper ut, ingen säger upp det i tid och det förlängs automatiskt. När datorerna till slut lämnas tillbaka kommer en faktura för skador och saknade tillbehör, räknad efter en prislista som ingen hade läst. Inget av det är olagligt, det stod i avtalet.

När passar datorer som tjänst?

Datorer som tjänst passar när du hellre betalar en fast avgift än sköter datorerna själv. Typiska lägen:

• Företaget växer eller har många nyanställda, och varje ny dator ska vara färdig första dagen.
• Det finns ingen IT-avdelning, och datorerna sköts i dag av den som råkar kunna mest.
• Du vill ha samma kostnad varje månad och slippa stora inköp vart tredje eller fjärde år.

Det passar sämre när företaget redan har en fungerande hantering, använder datorerna länge eller har gott om likviditet. Då är köp, eventuellt kompletterat med en IT-partner för hanteringen, ofta smartare.

Välj modell efter jobbet, inte efter månadsavgiften

Modellerna säljs gärna som olika sätt att äga en dator, men de är olika sätt att fördela arbete och risk. Bestäm först vem som ska installera, uppdatera och byta datorerna. Då blir valet mellan köp, leasing och tjänst ofta ganska enkelt, och du vet vad du ska jämföra.

Så hjälper Nod till

Nod erbjuder datorer som tjänst [FYLL I: vad som ingår i Nods upplägg, avtalstid, villkor för återlämning och om köp eller leasing också erbjuds]. I en kostnadsfri rådgivning går vi igenom hur du sköter datorerna i dag och räknar på köp, leasing och tjänst sida vid sida. Om köp är billigast för dig säger vi det. Läs mer om enhet och arbetsplats hos Nod.