Microsoft 365-licenser för företag: betala för det du använder

Microsoft 365-licenser är en av få IT-kostnader som sällan blir granskad. Fakturan kommer varje månad, beloppet ser ungefär ut som förra gången och ingen har tid att räkna. Hos Nod tar vi ansvar för licenserna: att rätt person har rätt licens, att du följer villkoren och att du inte betalar för det ingen använder.

Det ska sägas rakt. Många företag betalar för licenser de inte använder, och en licensgenomgång slutar ibland med en lägre faktura. Inte alltid, men tillräckligt ofta för att det är värt att titta.

Varför betalar så många för licenser de inte använder?

För att det är lättare att lägga till än att ta bort. En licens köps på en minut när någon börjar, men ingen rutin säger åt någon att dra ner antalet när personen slutar.

Microsoft gör det inte heller enkelt. Tar du bort licensen från en användare ligger den kvar i abonnemanget och du betalar fortfarande för den. Den måste också tas bort från abonnemanget, och med Microsofts nyare avtalsform (MCA) går det bara inom sju dagar efter köp eller förnyelse. Missar du fönstret betalar du till nästa förnyelse.

Den sista raden är lika viktig som de andra. Villkorad åtkomst, alltså regler för när och varifrån någon får logga in, kräver till exempel Microsoft Entra ID P1, som bland annat ingår i Microsoft 365 Business Premium. Har du en enklare licens finns funktionen inte, oavsett vad någon lovat.

Vad ingår i licensansvaret från Nod?

Det som gäller för ditt företag skrivs in i avtalet. Grunden ser ut så här:

• Licensgenomgång: vilka licenser du har, vem som använder dem och vad som saknas eller är överflödigt.
• Rätt licens per roll, i stället för samma paket till alla.
• Löpande förvaltning när personal börjar och slutar, så att licensen följer med kontot.
• Bevakning av förnyelser, så att antalet kan justeras när det faktiskt går.
• Compliance: du ska inte använda fler licenser än du har köpt. Microsoft varnar till exempel för att en återställd användare får tillbaka sina licenser även om det inte finns några lediga, vilket kan göra dig underlicensierad utan att du märkt det.
• Beställning av licenser via oss. Riktningen är CSP, där Nod säljer och förvaltar licenserna åt dig. [FYLL I: bekräfta Nods CSP-status före publicering]

Licenserna hänger ihop med kontona. Hur konton och behörigheter styrs beskriver vi på sidan om identitet och åtkomst.

Hur går det till?

Från första samtal till löpande ansvar är det fyra steg.

1. Ett första samtal

   Du berättar hur många användare du har, vad de gör och vad du betalar i dag. Vi säger ärligt om vi är rätt för dig.

2. Licensgenomgång

   Vi jämför licenserna mot de faktiska användarna och deras behov. Du får en lista över vad som kan tas bort, bytas eller saknas.

3. Förslag och avtal

   Du får skriftligt vad vi föreslår, vad det betyder för fakturan och vad vi tar ansvar för, innan du bestämmer dig.

4. Justering och förvaltning

   Vi gör ändringarna när avtalet tillåter det och håller sedan ordning när personal kommer och går.

Hur når du oss?

Du väljer hur du hör av dig. En ny licens till en ny kollega är samma ärende oavsett var den beställs.

Vad får du ut av det?

Kontroll på en kostnad som annars växer i det tysta. Du vet vad du betalar för och varför, och licenserna slutar vara en dold post i budgeten.

Du slipper också risken åt andra hållet: att vara underlicensierad, eller att tro att du har ett skydd som licensen inte omfattar. Och när ekonomi frågar varför fakturan ser ut som den gör, finns ett svar.

Referenser

Nod är ett nytt bolag. Kundcase publicerar vi när kunderna har godkänt det, inte förr.

[FYLL I: kundcase eller referens]

Vad kostar licensansvaret?

Vad licenserna kostar sätter Microsoft. Vad vårt ansvar kostar beror på hur många användare du har och vad vi tar hand om. Du får båda delarna skriftligt innan du bestämmer dig.

[FYLL I: prismodell när affärsmodellen är klar]

Licenser är tråkiga att granska, och det är just därför de blir dyra. Har ingen gått igenom dem sedan förra förnyelsen, är det där du ska börja.