Backup för företag: 3-2-1, Microsoft 365 och återställningstester

Backup är det tråkigaste i hela IT-budgeten ända tills den dag den är det enda som betyder något. Här går vi igenom vad en backup för företag behöver klara, var Microsoft 365 slutar och ditt ansvar börjar, och hur du ser att kopiorna går att använda. Den ingår i guiden om nätverk, moln och backup.

En sak först. Det finns ett enda sätt att veta att en backup fungerar, och det är att återställa från den. En backup som aldrig har återställts är en förhoppning.

Vad är backup, och vad är det inte?

Backup är en separat kopia som går att läsa tillbaka från en tidpunkt före problemet. Det avgörande ordet är separat. Tre saker som ofta tas för backup är det inte.

Synkronisering, som OneDrive på datorn, kopierar ändringar direkt. Krypteras en fil lokalt synkas den krypterade versionen upp till molnet. Redundans, som speglade diskar eller två servrar, skyddar mot trasig hårdvara men speglar en raderad fil lika troget som en frisk. Papperskorgar och versionshistorik är bra för att ångra misstag, men de ligger i samma system, styrs av samma administratörer och töms efter en viss tid.

Är Microsoft 365 en backup?

Nej. Microsoft ansvarar för att tjänsten är tillgänglig och att deras datacenter inte tappar din information vid ett haveri. Vad som händer med informationen i ditt konto är ditt ansvar. Microsoft skriver själv att du i alla molntjänster äger din data och dina identiteter och ansvarar för att skydda dem.

Område	Microsoft ansvarar	Du ansvarar
Datacenter, servrar och nät	Ja
Tjänstens tillgänglighet och redundans	Ja
Skydd mot hårdvaruhaveri	Ja
Informationen i e-post, OneDrive, SharePoint och Teams		Ja
Konton, behörigheter och MFA		Ja
Misstag, radering och skadliga ändringar	Verktyg för att ångra under begränsad tid	Ja
Återställning efter ransomware eller kapat konto		Ja
Hur länge information sparas	Standardtider	Ja

Standardtiderna är kortare än många tror. Filer i SharePoint och OneDrive ligger kvar i papperskorgen i 93 dagar. Raderad e-post sparas som standard i 14 dagar efter att den tömts ur Borttaget, och kan förlängas till högst 30 dagar. En borttagen användare kan återställas inom 30 dagar.

Tänk dig ett påhittat men vanligt fall: en projektledare slutar, kontot tas bort och fyra månader senare behöver någon ett avtal som bara fanns i hens OneDrive. Ingen har gjort fel, och ändå är avtalet borta.

Microsoft säljer i dag en egen tjänst, Microsoft 365 Backup, som kopierar e-post, OneDrive och SharePoint och betalas efter mängden data. Den skyddar kopiorna mot att skrivas över och löser de flesta vardagsproblem bra. Kopian ligger däremot kvar inom Microsofts miljö och administreras från samma konto som resten. Om det räcker, eller om du vill ha en kopia hos en annan leverantör också, är en riskbedömning. Den som säger att bara ett av svaren är rätt säljer oftast det andra.

Vilka risker skyddar backup mot?

Backup skyddar mot att information försvinner eller blir oanvändbar, oavsett orsak. I praktiken handlar det om några återkommande situationer: någon raderar en mapp av misstag och märker det efter tre månader, en synkronisering skriver över rätt version med fel, ett ransomwareangrepp krypterar filer och servrar, en angripare med ett stulet adminkonto raderar både data och papperskorg, eller en anställd som slutar tar bort det hen inte vill lämna efter sig.

Ransomware är den risk som ställer högst krav, eftersom angripare aktivt letar upp och förstör backupen innan de krypterar. Hur angreppen går till och vad du gör första timmen står i ransomware: skydd och första åtgärder.

Vad är 3-2-1-regeln?

3-2-1 betyder tre kopior av informationen, på två olika typer av lagring, varav en helt frånkopplad från nätverket. Det är CERT-SE:s rekommendation, och tanken bakom är enkel: ett enda fel ska aldrig kunna ta alla kopior samtidigt.

För ett företag i Microsoft 365 kan det se ut så här. Originalet ligger i Microsoft 365. En kopia tas varje natt till en backuptjänst. En andra kopia ligger på en annan plats och är låst så att den inte går att ändra eller radera under en viss tid.

Backupleverantörer använder ofta en utökad variant, 3-2-1-1-0. Den extra ettan betyder en kopia som är oföränderlig eller fysiskt isolerad, och nollan betyder noll fel när återställningen verifieras. Det är ingen myndighetsregel, men nollan är värd att låna. Den säger att en kopia inte räknas förrän den är kontrollerad.

Vad är en oföränderlig och isolerad kopia?

En oföränderlig kopia, på engelska immutable, går inte att ändra eller radera under en bestämd tid, inte ens av en administratör. En isolerad kopia går inte att nå från den vanliga miljön alls, till exempel för att den ligger hos en annan leverantör med egen inloggning eller på ett medium som kopplas bort.

Poängen är densamma: ett stulet adminkonto ska inte räcka för att förstöra kopiorna. Föreskrifterna till cybersäkerhetslagen kräver att minst en säkerhetskopia är isolerad från systemen den skyddar, och Microsoft skriver att målet ska vara kopior som varken angriparen eller du själv kan ändra i efterhand.

Behöver backupen krypteras?

Ja. En backup innehåller allt: kundregister, löner, avtal och e-post. Kopian ska vara krypterad både när den skickas och när den lagras, och du ska veta var krypteringsnyckeln finns. Försvinner nyckeln tillsammans med resten av miljön är backupen lika oläslig som de krypterade originalen.

Vad är molnbackup?

Molnbackup betyder att kopiorna lagras hos en tjänsteleverantör i stället för på en disk eller server på kontoret. Då brinner inte kopian upp med kontoret, men en del av ansvaret flyttar till leverantören. Kräv därför svar på var datan lagras, hur den krypteras, om kopiorna kan göras oföränderliga, hur inloggningen skyddas och hur snabbt en stor återställning går. Den sista frågan glöms oftast, och den är den som avgör om leverantören klarar dina tider i återställningsplanen.

Checklista: är vår backup verkligen återställningsbar?

Gå igenom listan med den som sköter backupen. Kan ingen svara på en punkt är det i sig ett svar.

Omfattning

• Det finns en lista över allt som säkerhetskopieras: e-post, OneDrive, SharePoint, Teams, servrar, affärssystem och databaser.
• Du vet vad som inte säkerhetskopieras, och någon har bestämt att det är okej.
• Varje viktigt system har en godkänd tid för hur länge det får ligga nere (RTO) och hur mycket data du har råd att förlora (RPO).
• Backupen tas minst så ofta som RPO kräver.
• Sparperioden räcker för att hitta ett misstag som upptäcks sent, till exempel efter ett halvår.

Skydd

• Det finns minst tre kopior på två typer av lagring.
• Minst en kopia är isolerad eller oföränderlig, så att ett stulet adminkonto inte kan radera den.
• Inloggningen till backupen är skild från det vanliga adminkontot och kräver MFA.
• Kopiorna är krypterade, och krypteringsnyckeln finns på en plats du når även om hela miljön är nere.
• Minst en kopia ligger på en annan plats än originalet.

Övervakning

• Misslyckade backupjobb larmar, och någon agerar på larmet inom en bestämd tid.
• Någon kontrollerar regelbundet att jobben inte bara körs utan faktiskt innehåller data.

Återställningstest

• Du har återställt en enskild fil och en hel brevlåda det senaste halvåret.
• Du har återställt ett helt system eller en server det senaste året och mätt hur lång tid det tog.
• Tiden ryms inom RTO.
• Den återställda informationen gick att öppna och använda, inte bara att jobbet blev grönt.
• Det finns en skriven instruktion, och någon annan än den som brukar göra det har följt den.
• Kontaktuppgifterna till backupleverantören finns på ett ställe du når utan den vanliga miljön.
• Resultatet av varje test är dokumenterat, med datum och det som gick fel.

Tidsintervallen i listan är förslag. Föreskrifterna till cybersäkerhetslagen kräver återställningstester men anger inte hur ofta, så anpassa dem efter hur mycket du tål att förlora.

Skriv ut eller spara som PDF

Samma innehåll som ovan, att bocka av med den som sköter backupen. Ingen e-post krävs.

En förhoppning är ingen backup

Tillbaka till början. De flesta företag som förlorar data hade en backup. Den var bara inte komplett, gick att radera, tog för lång tid att läsa tillbaka eller hade slutat fungera utan att någon märkte det. Inget av det syns i en rapport där alla jobb är gröna. Det syns bara när någon provar.

Så gör det. Välj en brevlåda och en mapp i dag, återställ dem till en separat plats och mät tiden. Sedan vet du i stället för att hoppas.

Så hjälper Nod till

Nod går igenom din backup mot checklistan ovan och visar vad som saknas. Därefter kan vi ta ansvaret för backup av Microsoft 365 och övriga system, med en isolerad kopia, övervakning av jobben och återställningstester som dokumenteras. Läs mer om backup och återställning hos Nod.